RESOLUCIÓN Nº 412/04 DEL VICE MINISTERIO DE TRIBUTACIÓN
RESOLUCIÓN Nº 412/04
POR LA CUAL SE ADECUAN A LA LEGISLACIÓN VIGENTE LAS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS DE REGISTRACIÓN CONTABLE Y DE SU EMPLEO POR MEDIOS COMPUTACIONALES.
Asunción, 01 de octubre de 2004.
VISTO: Los artículos 186º, 189º (texto actualizado) y 192º de la Ley 125/91 "Que establece el Nuevo Régimen Tributario", y del Título III de la Ley Nº 1034/83 "Del Comerciante", y las Resoluciones N° 33/92 y 168/92; y
CONSIDERANDO: Que es necesario adecuar los reglamentos referidos a la Registración Contable, unificarlos en un solo cuerpo, con el fin de facilitar su comprensión y tratamiento por parte de los contribuyentes.
Que la Administración Tributaria dispone de la facultad de fijar normas generales y dictar los actos necesarios para la fiscalización de los tributos y en este orden cuenta con la prerrogativa suficiente a los efectos de exigir que los contribuyentes lleven libros especiales o adicionales de sus operaciones.
Que la utilización del Libro Mayor facilitará la tarea de control y verificación del cumplimiento de la obligación tributaria, resultando una medida conveniente para que la Administración cumpla con mayor eficiencia y celeridad su función fiscalizadora.
Que los constantes avances observados en el sector informático hace necesario adecuar la normativa vigente sobre esta materia, enfocado principalmente a su optimización y con este propósito resulta conveniente establecer las obligaciones formales que los contribuyentes deben cumplir a fin de proceder a la registración contable por medio de sistemas computacionales.
Que independientemente del sistema adoptado por el contribuyente, la legislación comercial invocada, dispone con extrema precisión que la contabilidad se deberá llevar mediante contador matriculado, siendo ambos responsables solidariamente de que en los asientos se registren con fidelidad los documentos y constancias en cuya base hayan sido extendidas, y que el método de contabilidad a ser utilizado es de partida doble, para cuyo efecto se reflejarán las operaciones tanto en los libros como en las hojas previamente rubricadas.
Que la experiencia recogida, en concordancia con los avances ya señalados, demuestran la existencia en el mercado de varios programas elaborados para tales efectos, cuyo uso están a cargo del profesional contable, quien en función a su formación es la persona que debe determinar, si el mismo cumple con los requisitos que tanto la ciencia contable como las disposiciones legales exijan.
Que, igualmente, el profesional técnico proveedor del programa es la persona que debe conocer profusamente sus características y por ende es quien debe certificar la inalterabilidad de los datos procesados y que todo error y posterior corrección de los datos queden registrados en su historial.
Que el ordenamiento tributario nacional se encuentra en un período de transición, motivo por el cual es preciso que los contribuyentes vayan adecuando sus registros y sistemas, ajustándolos con la debida anticipación.
POR TANTO,
EL VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
RESUELVE:
DE LOS LIBROS CONTABLES Y SU REGISTRACIÓN
Art. 1º.- REGISTROS CONTABLES: Los contribuyentes deberán llevar sus anotaciones contables de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la materia, y a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Art. 2º.- LIBROS CONTABLES: Los contribuyentes que deban llevar registraciones contables de conformidad con elartículo 74º de la Ley No 1034/83 y aquellos que de acuerdo a las obligaciones tributarias a que estén afectados deban registrar, igualmente, sus operaciones acorde con dicha normativa, además de los libros obligatorios -Diario e Inventario - deberán contar y registrar sus operaciones en los libros contables que se detallan a continuación, sin perjuicio de los libros que por disposiciones especiales estén obligados a llevar:
. Libro Mayor,
. Libros de Ventas y de Compras.
Art. 3º.- CONTABILIDADES ANALÍTICAS: En caso de contabilidades analíticas o libros auxiliares (tales como: caja, compras, ventas y otros), podrán efectuarse en el libro diario asientos sintéticos comprensivos de operaciones realizadas en períodos de tiempo no mayores de un mes. Para ello será necesario que en los libros auxiliares se asienten en forma detallada, las operaciones diarias, según el orden en que se hubieran efectuado, de acuerdo con los principios aceptados en la técnica contable, considerándose parte integrante del Diario, debiendo el libro auxiliar optado ser rubricado previamente por el Registro Público de Comercio.
En ningún caso se acordará valor probatorio para el contribuyente a las anotaciones efectuadas en planillas, hojas sueltas o similares y el mismo surgirá solamente de su incorporación a los libros rubricados, salvo en el caso en que la contabilidad sea por sistemas computarizados.
Art. 4º.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Todas las operaciones contables deberán estar respaldadas por sus respectivos comprobantes y solamente de la fe que estos merecieran resultará el valor probatorio de aquellas.
Los comprobantes de contabilidad, las planillas y las cintas registradoras se deberán mantener debidamente ordenados y conservarse a los fines de su fiscalización por el término de prescripción.
Art. 5º.- LIBRO MAYOR: En el Libro Mayor se registrarán en forma clasificada y sistemática los hechos contables ya registrados en el Diario, por orden cronológico, de tal manera que se conozca el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.
El Libro Mayor debe estar numerado en todas sus hojas, las cuales deberán estar rubricadas o selladas, antes de su utilización, por el Registro Público de Comercio, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 78º de la Ley 1034/83.
Art. 6°.- LIBROS DE VENTAS Y DE COMPRAS: Los contribuyentes que deban llevar registros contables, de acuerdo a lo establecido en los artículos 1º y 2º de esta reglamentación y todos aquellos que realizan operaciones gravadas por el Impuesto al Valor Agregado, deberán llevar libros de ventas y de compras en los que se anotarán las transacciones realizadas. También se podrá exigir otros registros especiales que permitan controlar el movimiento de las operaciones gravadas, de las exentas y las de exportación.
También deberán llevar en sus registros contables, una cuenta especialmente identificada que se denominará "IMPUESTO AL VALOR AGREGADO", en la que se acreditará el impuesto generado en cada operación gravada y se debitará el monto del impuesto incluido en los comprobantes de compra de bienes y servicios.
En la misma, también se reflejarán los restantes actos que la afecten.
La mencionada cuenta no integrará los rubros de pérdidas ni de ganancias del estado de resultados a los efectos del Impuesto a la Renta.
Los contribuyentes deberán discriminar en sus registros contables de caja, ventas, compras y diario, las operaciones gravadas, exoneradas y de exportación, así como las que eventualmente se realicen fuera del ámbito jurisdiccional del impuesto. El IVA correspondiente a las operaciones gravadas deberá estar registrado en forma separada, en la cuenta que llevará su misma denominación.
Art. 7º.- LIBRO INVENTARIO: Cuando en el Libro Inventario se consigna en forma sintética los distintos rubros que integran el inventario y cuyo detalle figure en otros registros, se considerán estos parte integrante de aquel y revestirá el carácter de obligatorio.
DEL EMPLEO DE MEDIOS COMPUTARIZADOS PARA LA REGISTRACION CONTABLE
Art. 8°.- CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Será admitido contabilizar las operaciones en registros elaborados a base de sistemas computarizados, siempre que el programa respectivo permita obtener los datos que la Administración Tributaria requiere para el cumplimiento de sus fines.
La Administración Tributaria tendrá la facultad para acceder directamente a los programas y a los datos de contabilidad a los efectos de la fiscalización de los impuestos que administra.
El contribuyente que desee utilizar un sistema computarizado para el registro de sus operaciones contables deberá contar con los informes técnicos previstos en la presente resolución.
Dichos informes deberán ser conservados por el contribuyente en su archivo tributario.
Art. 9º.- FORMULARIO DE COMUNICACIÓN: Los contribuyentes que opten por emplear medios computacionales para llevar registrada su contabilidad, comunicarán a la Administración, por medio del formulario cuyo modelo y contenido consta en el anexo de la presente disposición y forma parte de la misma.
El formulario deberá ir acompañado de los siguientes recaudos:
. Fotocopia del RUC del contribuyente,
. Fotocopia de la Cédula de identidad del firmante, y
. Fotocopias autenticadas de los informes del contador y proveedor del software, según lo previsto en el artículo siguiente,
. En los casos de actualización de los sistemas utilizados, adjuntar copia de la autorización emitida por la Administración. (DEROGADO)
Art. 10º.- INFORMES TÉCNICOS: El uso de medios computacionales deberá ser avalado por un Contador Público, certificando que el programa a ser utilizado cumple con las exigencias de la legislación vigente y con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Asimismo, deberá contar con el informe técnico de la empresa o profesional proveedor del programa que garantice la inalterabilidad de la información procesada en el sistema y que toda modificación debe quedar registrado en el historial.
El contribuyente deberá conservar la documentación completa del software de aplicación (en extenso) y la certificación del Contador Público. Asimismo, deberá conservar en la empresa como parte integrante de su archivo tributario, las siguientes informaciones:
1) Plan de Cuentas. Este deberá considerar cuentas o sub cuentas representativas de las obligaciones tributarias que le afecten, tales como: IVA, Impuesto a la Renta, Retenciones (IVA, Renta, Ganado); Impuestos Varios (Selectivo al Consumo, Actos y Documentos, Inmobiliario, otros);
2) Diagrama de flujo de datos (DFD);
3) Diagrama de Entidad - Relación (DER);
4) Diccionario de datos del sistema contable, con la siguiente información:
a) La información general de la base de datos.
b) Las definiciones de todos los esquemas en la BD (tablas, índices, vistas, clusters, sinónimos, secuencias, procedimientos, funciones, paquetes, triggers, etc).
c) El nombre del sistema, si lo posee.
5) Descripción de las medidas de seguridad para resguardo de la información;
6) Rutina del proceso para recuperar el sistema en caso de falla de energía, o problemas técnicos y otros accidentes que impidan el normal funcionamiento del equipo;
Art. 11º.- CONSTANCIA: Las Reparticiones señaladas en el articulo 13º siguiente, expedirán una constancia de recepción de la comunicación formulada por el contribuyente, de haber optado por realizar sus registros contables por medios computacionales, o su actualización en su caso, identificando en el mismo al contador y al profesional o empresa proveedora del sistema. (DEROGADO)
Art. 12º.- UNIFORMIDAD CONTABLE: La registración en los libros Diario, Inventario, Mayor y los auxiliares utilizados conforme al articulo 3º de esta Resolución, así como la confección de los Balances Impositivos y del Cuadro de Revaluó, es indivisible, por lo que deben ser llevados simultáneamente y mediante la misma modalidad (registración manual o computacional), de igual modo que el de ventas y compras, si se llevan separados. El resto de los libros auxiliares pueden ser llevados mediante el mecanismo que el contribuyente estime conveniente.
Art. 13°.- REPARTICIONES RESPONSABLES: Serán competentes para requerir todo tipo de informe relativo a la utilización de medios computacionales de registración contable las Direcciones Generales de Fiscalización Tributaria y de Grandes Contribuyentes.
Art. 14º.- VIGENCIA: Esta Resolución entrara a regir desde el día siguiente a su publicación en dos diarios de circulación nacional, de acuerdo a lo que dispone el articulo 188º (texto actualizado) de la Ley Nº 125/91, con excepción de lo relativo a la obligatoriedad de contar con el Libro Mayor que deberá ser aplicado a partir del 1º de Enero de 2005.
Art. 15º.- TRANSITORIO: Hasta tanto se ponga a disposición de los contribuyentes el formulario de comunicación mencionado en el artículo 8º, los mismos, deberán adecuar sus comunicaciones en hojas comunes con el formato y contenido aprobado. (DEROGADO)
Art. 16º.- DEROGACIONES: Derogase los artículos 13º, 17º y 18º de la Resolución 33/92 y la Resolución Nº 168/92.
Art. 17º.- Publíquese, comuníquese a quienes corresponda y cumplido archívese.
ANDREAS NEUFELD TOEWS
VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
POR LA CUAL SE ADECUAN A LA LEGISLACIÓN VIGENTE LAS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS DE REGISTRACIÓN CONTABLE Y DE SU EMPLEO POR MEDIOS COMPUTACIONALES.
Asunción, 01 de octubre de 2004.
VISTO: Los artículos 186º, 189º (texto actualizado) y 192º de la Ley 125/91 "Que establece el Nuevo Régimen Tributario", y del Título III de la Ley Nº 1034/83 "Del Comerciante", y las Resoluciones N° 33/92 y 168/92; y
CONSIDERANDO: Que es necesario adecuar los reglamentos referidos a la Registración Contable, unificarlos en un solo cuerpo, con el fin de facilitar su comprensión y tratamiento por parte de los contribuyentes.
Que la Administración Tributaria dispone de la facultad de fijar normas generales y dictar los actos necesarios para la fiscalización de los tributos y en este orden cuenta con la prerrogativa suficiente a los efectos de exigir que los contribuyentes lleven libros especiales o adicionales de sus operaciones.
Que la utilización del Libro Mayor facilitará la tarea de control y verificación del cumplimiento de la obligación tributaria, resultando una medida conveniente para que la Administración cumpla con mayor eficiencia y celeridad su función fiscalizadora.
Que los constantes avances observados en el sector informático hace necesario adecuar la normativa vigente sobre esta materia, enfocado principalmente a su optimización y con este propósito resulta conveniente establecer las obligaciones formales que los contribuyentes deben cumplir a fin de proceder a la registración contable por medio de sistemas computacionales.
Que independientemente del sistema adoptado por el contribuyente, la legislación comercial invocada, dispone con extrema precisión que la contabilidad se deberá llevar mediante contador matriculado, siendo ambos responsables solidariamente de que en los asientos se registren con fidelidad los documentos y constancias en cuya base hayan sido extendidas, y que el método de contabilidad a ser utilizado es de partida doble, para cuyo efecto se reflejarán las operaciones tanto en los libros como en las hojas previamente rubricadas.
Que la experiencia recogida, en concordancia con los avances ya señalados, demuestran la existencia en el mercado de varios programas elaborados para tales efectos, cuyo uso están a cargo del profesional contable, quien en función a su formación es la persona que debe determinar, si el mismo cumple con los requisitos que tanto la ciencia contable como las disposiciones legales exijan.
Que, igualmente, el profesional técnico proveedor del programa es la persona que debe conocer profusamente sus características y por ende es quien debe certificar la inalterabilidad de los datos procesados y que todo error y posterior corrección de los datos queden registrados en su historial.
Que el ordenamiento tributario nacional se encuentra en un período de transición, motivo por el cual es preciso que los contribuyentes vayan adecuando sus registros y sistemas, ajustándolos con la debida anticipación.
POR TANTO,
EL VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
RESUELVE:
DE LOS LIBROS CONTABLES Y SU REGISTRACIÓN
Art. 1º.- REGISTROS CONTABLES: Los contribuyentes deberán llevar sus anotaciones contables de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la materia, y a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Art. 2º.- LIBROS CONTABLES: Los contribuyentes que deban llevar registraciones contables de conformidad con elartículo 74º de la Ley No 1034/83 y aquellos que de acuerdo a las obligaciones tributarias a que estén afectados deban registrar, igualmente, sus operaciones acorde con dicha normativa, además de los libros obligatorios -Diario e Inventario - deberán contar y registrar sus operaciones en los libros contables que se detallan a continuación, sin perjuicio de los libros que por disposiciones especiales estén obligados a llevar:
. Libro Mayor,
. Libros de Ventas y de Compras.
Art. 3º.- CONTABILIDADES ANALÍTICAS: En caso de contabilidades analíticas o libros auxiliares (tales como: caja, compras, ventas y otros), podrán efectuarse en el libro diario asientos sintéticos comprensivos de operaciones realizadas en períodos de tiempo no mayores de un mes. Para ello será necesario que en los libros auxiliares se asienten en forma detallada, las operaciones diarias, según el orden en que se hubieran efectuado, de acuerdo con los principios aceptados en la técnica contable, considerándose parte integrante del Diario, debiendo el libro auxiliar optado ser rubricado previamente por el Registro Público de Comercio.
En ningún caso se acordará valor probatorio para el contribuyente a las anotaciones efectuadas en planillas, hojas sueltas o similares y el mismo surgirá solamente de su incorporación a los libros rubricados, salvo en el caso en que la contabilidad sea por sistemas computarizados.
Art. 4º.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Todas las operaciones contables deberán estar respaldadas por sus respectivos comprobantes y solamente de la fe que estos merecieran resultará el valor probatorio de aquellas.
Los comprobantes de contabilidad, las planillas y las cintas registradoras se deberán mantener debidamente ordenados y conservarse a los fines de su fiscalización por el término de prescripción.
Art. 5º.- LIBRO MAYOR: En el Libro Mayor se registrarán en forma clasificada y sistemática los hechos contables ya registrados en el Diario, por orden cronológico, de tal manera que se conozca el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.
El Libro Mayor debe estar numerado en todas sus hojas, las cuales deberán estar rubricadas o selladas, antes de su utilización, por el Registro Público de Comercio, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 78º de la Ley 1034/83.
Art. 6°.- LIBROS DE VENTAS Y DE COMPRAS: Los contribuyentes que deban llevar registros contables, de acuerdo a lo establecido en los artículos 1º y 2º de esta reglamentación y todos aquellos que realizan operaciones gravadas por el Impuesto al Valor Agregado, deberán llevar libros de ventas y de compras en los que se anotarán las transacciones realizadas. También se podrá exigir otros registros especiales que permitan controlar el movimiento de las operaciones gravadas, de las exentas y las de exportación.
También deberán llevar en sus registros contables, una cuenta especialmente identificada que se denominará "IMPUESTO AL VALOR AGREGADO", en la que se acreditará el impuesto generado en cada operación gravada y se debitará el monto del impuesto incluido en los comprobantes de compra de bienes y servicios.
En la misma, también se reflejarán los restantes actos que la afecten.
La mencionada cuenta no integrará los rubros de pérdidas ni de ganancias del estado de resultados a los efectos del Impuesto a la Renta.
Los contribuyentes deberán discriminar en sus registros contables de caja, ventas, compras y diario, las operaciones gravadas, exoneradas y de exportación, así como las que eventualmente se realicen fuera del ámbito jurisdiccional del impuesto. El IVA correspondiente a las operaciones gravadas deberá estar registrado en forma separada, en la cuenta que llevará su misma denominación.
Art. 7º.- LIBRO INVENTARIO: Cuando en el Libro Inventario se consigna en forma sintética los distintos rubros que integran el inventario y cuyo detalle figure en otros registros, se considerán estos parte integrante de aquel y revestirá el carácter de obligatorio.
DEL EMPLEO DE MEDIOS COMPUTARIZADOS PARA LA REGISTRACION CONTABLE
Art. 8°.- CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Será admitido contabilizar las operaciones en registros elaborados a base de sistemas computarizados, siempre que el programa respectivo permita obtener los datos que la Administración Tributaria requiere para el cumplimiento de sus fines.
La Administración Tributaria tendrá la facultad para acceder directamente a los programas y a los datos de contabilidad a los efectos de la fiscalización de los impuestos que administra.
El contribuyente que desee utilizar un sistema computarizado para el registro de sus operaciones contables deberá contar con los informes técnicos previstos en la presente resolución.
Dichos informes deberán ser conservados por el contribuyente en su archivo tributario.
Art. 9º.- FORMULARIO DE COMUNICACIÓN: Los contribuyentes que opten por emplear medios computacionales para llevar registrada su contabilidad, comunicarán a la Administración, por medio del formulario cuyo modelo y contenido consta en el anexo de la presente disposición y forma parte de la misma.
El formulario deberá ir acompañado de los siguientes recaudos:
. Fotocopia del RUC del contribuyente,
. Fotocopia de la Cédula de identidad del firmante, y
. Fotocopias autenticadas de los informes del contador y proveedor del software, según lo previsto en el artículo siguiente,
. En los casos de actualización de los sistemas utilizados, adjuntar copia de la autorización emitida por la Administración. (DEROGADO)
Art. 10º.- INFORMES TÉCNICOS: El uso de medios computacionales deberá ser avalado por un Contador Público, certificando que el programa a ser utilizado cumple con las exigencias de la legislación vigente y con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Asimismo, deberá contar con el informe técnico de la empresa o profesional proveedor del programa que garantice la inalterabilidad de la información procesada en el sistema y que toda modificación debe quedar registrado en el historial.
El contribuyente deberá conservar la documentación completa del software de aplicación (en extenso) y la certificación del Contador Público. Asimismo, deberá conservar en la empresa como parte integrante de su archivo tributario, las siguientes informaciones:
1) Plan de Cuentas. Este deberá considerar cuentas o sub cuentas representativas de las obligaciones tributarias que le afecten, tales como: IVA, Impuesto a la Renta, Retenciones (IVA, Renta, Ganado); Impuestos Varios (Selectivo al Consumo, Actos y Documentos, Inmobiliario, otros);
2) Diagrama de flujo de datos (DFD);
3) Diagrama de Entidad - Relación (DER);
4) Diccionario de datos del sistema contable, con la siguiente información:
a) La información general de la base de datos.
b) Las definiciones de todos los esquemas en la BD (tablas, índices, vistas, clusters, sinónimos, secuencias, procedimientos, funciones, paquetes, triggers, etc).
c) El nombre del sistema, si lo posee.
5) Descripción de las medidas de seguridad para resguardo de la información;
6) Rutina del proceso para recuperar el sistema en caso de falla de energía, o problemas técnicos y otros accidentes que impidan el normal funcionamiento del equipo;
Art. 11º.- CONSTANCIA: Las Reparticiones señaladas en el articulo 13º siguiente, expedirán una constancia de recepción de la comunicación formulada por el contribuyente, de haber optado por realizar sus registros contables por medios computacionales, o su actualización en su caso, identificando en el mismo al contador y al profesional o empresa proveedora del sistema. (DEROGADO)
Art. 12º.- UNIFORMIDAD CONTABLE: La registración en los libros Diario, Inventario, Mayor y los auxiliares utilizados conforme al articulo 3º de esta Resolución, así como la confección de los Balances Impositivos y del Cuadro de Revaluó, es indivisible, por lo que deben ser llevados simultáneamente y mediante la misma modalidad (registración manual o computacional), de igual modo que el de ventas y compras, si se llevan separados. El resto de los libros auxiliares pueden ser llevados mediante el mecanismo que el contribuyente estime conveniente.
Art. 13°.- REPARTICIONES RESPONSABLES: Serán competentes para requerir todo tipo de informe relativo a la utilización de medios computacionales de registración contable las Direcciones Generales de Fiscalización Tributaria y de Grandes Contribuyentes.
Art. 14º.- VIGENCIA: Esta Resolución entrara a regir desde el día siguiente a su publicación en dos diarios de circulación nacional, de acuerdo a lo que dispone el articulo 188º (texto actualizado) de la Ley Nº 125/91, con excepción de lo relativo a la obligatoriedad de contar con el Libro Mayor que deberá ser aplicado a partir del 1º de Enero de 2005.
Art. 15º.- TRANSITORIO: Hasta tanto se ponga a disposición de los contribuyentes el formulario de comunicación mencionado en el artículo 8º, los mismos, deberán adecuar sus comunicaciones en hojas comunes con el formato y contenido aprobado. (DEROGADO)
Art. 16º.- DEROGACIONES: Derogase los artículos 13º, 17º y 18º de la Resolución 33/92 y la Resolución Nº 168/92.
Art. 17º.- Publíquese, comuníquese a quienes corresponda y cumplido archívese.
ANDREAS NEUFELD TOEWS
VICEMINISTRO DE TRIBUTACIÓN
